19.06.2019     0
 

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке


К вам пришли из фсс и пфр: что надо знать о выездных проверках фондов

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС. Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС.

Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, пониженных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим ниже.

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду. На камеральную проверку отводится три месяца со дня отправки отчета, поэтому требование об устранении расхождений и ошибок по отчету за I квартал, отправленному 20.04.2018, могут прийти даже в июле.

Результат «камералки» может послужить поводом для выезда на территорию страхователя с целью проверки.Сроки выездной проверки должны быть прописаны в решении о ее проведении..

Выездная проверка преимущественно проходит по адресу работы плательщика (ст. 26.16 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).Такой проверке предшествует вынесенное и оформленное Фондом решение. Если решение отсутствует, предприятие может отказать в проверке.

Максимальный срок для выездной проверки — 2 месяца. Иногда срок могут увеличить до 6 месяцев.

Что проверяет ФСС

С 01.01.2017 в ФСС отчитываются только по взносам на травматизм. Поэтому порядок проверок изменился.

Выездные проверки ФСС по-прежнему будет проводить. Область проверки будет зависеть от проверяемого периода. Полноту и правильность расчета страховых взносов за периоды до 01.01.2017 будут проверять специалисты Фонда.

Проверки, затрагивающие 2017 год и далее, будут касаться лишь взносов на травматизм и пособий на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Также будут проводиться выездные проверки совместно с ФНС.

ФСС РФ проверяет начисление и уплату взносов по видам страхования, компенсационные выплаты родителям детей-инвалидов, больничные пособия, социальные пособия и т п.

Основной отчет, который проверяет Фонд, — 4-ФСС.

На выездной проверке сотрудники Фонда анализируют расчеты взносов, целевое использование денег на выплату пособий и т п.

Завершающий этап выездных проверок — составление акта.

Также существуют внеплановые выездные проверки, проходящие при:

  • ликвидации или реорганизации;
  • обращении страхователя за выделением средств;
  • жалобе сотрудника на ошибочный расчет пособия (ч. 3 ст. 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

По требованию Фонда проверяемой организации подлежит представить заверенные копии документов, доказывающие верность расчетов и уплату страховых взносов.

На практике специалисты ФСС чаще всего запрашивают:

  • табели;
  • листки нетрудоспособности;
  • зарплатные ведомости;
  • трудовые книжки;
  • договоры гражданско-правового характера;
  • акты о производственных травмах и т.д.

Что проверяет ПФР

Пенсионный фонд до 2017 года контролировал расчет и уплату взносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование. С 2017 года данный контроль перешел к ФНС.

ПФР может проверить расчеты взносов за периоды до 2017 года. Для проверки специалисты Фонда могут запросить следующие документы (п. 7.4 Методических рекомендаций, утвержденных распоряжением Правления Пенсионного фонда РФ от 03.02.2011 № 34Р):

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • баланс;
  • карточки и анализ бухгалтерских счетов, касающиеся взносов;
  • банковскую выписку и т.д.

Кто в зоне риска

У ПФР и ФСС разработаны критерии, которые позволяют отобрать организации для плановых выездных проверок. В частности, подобные критерии были изложены в письме ПФ РФ № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Внимание фондов, а теперь и ФНС, могут привлечь:

  • расходы, финансируемые за счет денежных средств ФСС РФ;
  • представление отчетности с опозданием;
  • необлагаемые выплаты;
  • применение пониженных тарифов;
  • несоответствия в расчетах по итогам проведения камеральных проверок;
  • задолженность по взносам несколько периодов подряд;
  • постоянные корректировки отправленных отчетов и т.д.

Чтобы избежать претензий со стороны фондов, вовремя сдавайте все отчеты и отвечайте на требования. Также внимательно проверяйте начисленные суммы и храните все обосновательные документы.

Предприниматели подвергаются контролю со стороны различных инстанций, в том числе и Пенсионного фонда. ПФР осуществляет плановые камеральные и выездные проверки. Что именно вызывает интерес ревизоров от ПФР, как именно проходит сама процедура и что в связи с этим нужно иметь в виду предпринимателю? Будем разбираться.

Представители Пенсионного Фонда Российской Федерации могут подвергнуть процедуре проверки любого предпринимателя, использующего наемный персонал. Законодательная обязанность руководителя – выступать страхователем для своих сотрудников, то есть начислять сотрудникам средства для уплаты взносов в ПФР и перечислять их по назначению (ст. 303 ТК РФ).

Цель ревизии – выяснение корректности исчисления и своевременности уплаты в полном объеме предусмотренных законом страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Если в результате проверки выявляются нарушения, представители ПФР уполномочены накладывать на виновных предусмотренные законом санкции (о них подробнее ниже).

Сотрудники ПФР при проведении ревизии должны руководствоваться следующими нормативными актами:

  • Методические рекомендации по проведению проверок, выпускаемые и утверждаемые Правлением ПФР (постоянно обновляются).
  • Федеральный закон № 212 от 24 июля 2009 года «О взносах в Пенсионный Фонд РФ».
  • Федеральный закон от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
  • Налоговый Кодекс РФ.

ПФР может производить два типа проверок:

  • камеральную – при каждой подаче соответствующей отчетности;
  • выездную – плановую ежегодно или внеплановую.

Этот вид проверки является основным для ПФР. Он осуществляется часто – один раз в квартал, после того как была предоставлена ежеквартальная отчетность работодателя по уплате страховых взносов. Камеральная проверка означает ревизию полученных из отчетов данных.

  1. Для нее не нужно специальное разрешение руководства: сотрудник территориального отделения ПФР осуществляет ее просто по служебному заданию, собственному решению.
  2. Для этого типа проверок не утверждаются планы.
  3. Место проведения проверки – региональное отделение Пенсионного Фонда.
  4. Сроки проведения – 90 дней с момента предоставления отчетности.
  5. Перечень запрашиваемых для проверки документов является открытым: если предоставленные данные не устроили ПФР, она вправе запросить любую необходимую документацию дополнительно.

Анализу подвергаются данные из отчетности по следующим направлениям:

  • принадлежность выплаченных страховых взносов данному работодателю (идентификация);
  • подан ли расчет уплаты взносов вовремя;
  • арифметическая проверка (сопоставление с предыдущими показателями);
  • анализ на достоверность (по другим имеющимся в ПФР данным);
  • правильно ли выбран тариф для исчисления и верно ли рассчитаны по нему взносы;
  • полностью ли перечислены взносы и вовремя ли это сделано.

Наилучший вариант – если проверка прошла успешно, предприниматель об этом не информируется. Если выявлены какие-либо отклонения от нормы, возможны варианты последующих процедур в зависимости от характера нарушений.

  1. Выявлена недостача по взносам (недоимка). Проверяющий составляет справку по форме 3-ПФР, руководитель ее подписывает и заверяет печатью. Ее не выдают подателю отчетности, а хранят в деле. По факту этой справки в течение 3 месяцев работодатель получит требование о погашении недоимки.
  2. Выявлены ошибки в исчислении или разбег данных. В этом случае страхователь получит требование 8-ПФР о предоставлении пояснений или внесении исправлений. Сделать это надо быстро, не позже 5 дней. Далее реализуется один из следующих путей:
    • после пояснений нарушений нет – проверка закрывается, акт составлять не нужно, плательщику дополнительно ничего не сообщается;
    • после пояснений выявляется правонарушение – это вызывает составление акта 16-ПФР, который направляется плательщику. Если у него есть возражения, он вправе их предоставить в течение 15 дней. Затем в течение декады выносится окончательный результат: либо о привлечении к ответственности, либо об отказе в этом привлечении. Ответственность предусматривает не только погашение возникшей недоимки но и пеней, штрафов, которые назначаются в течение 10 дней с момента вступления решения в силу отдельным требованием. Копия вынесенного решения в течение 5 дней выдается плательщику под роспись или направляется заказным письмом.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

ВНИМАНИЕ! Вынесенное решение плательщик вправе обжаловать в вышестоящем органе или судебной инстанции в течение 30 дней со дня вручения.

Это более сложный вид ревизии, проводящийся не чаще 1 раза в 3 года. Такая проверка длится около 2 месяцев, так как связана с плотным изучением документации на месте. Ее цель – контроль правильности расчета пенсионных начислений.

  1. Планово проводится совместно с проверкой ФСС (ч. 3 ст. 33 ФЗ № 212).
  2. Внеплановые проверки происходят по отдельности.
  3. Захватывают период, не превышающий 3 календарных лет «тому назад» от вынесения решения о проверке.
  4. Руководство ПФР может приостанавливать и возобновлять выездную проверку:
    • для истребования дополнительных документов (их можно предъявлять в виде заверенных копий);
    • для получения сведений от иностранных органов контроля в рамках действия международных договоров;
    • для перевода полученных сведений на государственный язык.
  5. Страхователя проверяют на его территории, для чего он должен выделить ревизорам отдельное помещение. При отсутствии такой возможности проверка может переместиться на территорию регионального отделения ПФР (п. 1 ст. 35 ФЗ № 212).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Ревизоры обязаны предъявить служебные удостоверения и решение о назначении проверки. Как правило, сразу предъявляется и требование о предоставлении конкретных документов. Количество и наименование объектов проверки не ограничено.

Проверка фсс и пфр какие документы готовить 2018 год

В случаях оплаты труда в натуральной форме анализируются документы, подтверждающие факты данных расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг).

Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме-4 ФСС;7) организационно-распорядительные документы, например приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера.

Что проверяют органы ФСС? ФСС и его территориальные органы проверяют:- правильность расчета и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;- правильность расчета и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с Федеральным законом от 24.07.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;- правильность расходов на выплату обязательного страхового обеспечения. К сведению. Федеральные фонды обязательного медицинского страхования не являются органами контроля и не могут проводить проверки по страховым взносам на обязательное медицинское страхование. Проверки и администрирование таких платежей осуществляет ПФР.

Внимание При этом исходя из практики к случаям, когда нужно ожидать выездную проверку ФСС, можно также отнести следующие:- организация произвела значительные расходы за счет средств ФСС;- организация получила значительные суммы от ФСС на осуществление расходов по обязательному социальному страхованию;

— камеральную проверку.Поэтому помните: если страхователь отвечает одному или нескольким из перечисленных критериев, то вероятность выездной проверки со стороны органов ПФР и ФСС в отношении него достаточно велика.Проверка может быть как сплошной, так и выборочной. Ее вид зависит от объема документов, состояния бухгалтерского учета страхователя.

Предлагаем ознакомиться:  Как снять судимость с базы данных: в каких случаях это возможно и что нужно сделать

карточке счета, анализе счета, анализе счета по субконто и др. Затем суммовые данные, отраженные в регистрах бухгалтерского учета, сравниваются с данными первичных документов, на основе которых они составлены.Обороты по счетам расчетов по страховым взносам, а также отраженные на этих счетах показатели сравниваются с суммами, отраженными в расчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам плательщика страховых взносов, представленных по форме 4-ФСС;

7) организационно-распорядительные документы, например, приказы, действующие в проверяемом периоде, локальные акты (коллективные договоры), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры гражданско-правового характера. Другими словами, изучаются документы, связанные с установлением порядка и размера выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц;

РСВ-1 ПФР и 4-ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно если страхователь не представил объяснений);– недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд;– нахождение страхователя в числе крупнейших плательщиков;– уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась;

Важно Как ни банально звучит, но инспекторы тоже люди, и если проверка проходит на Вашей территории, у Вас есть возможность установить с ними личный контакт и постараться расположить к себе.

Однако для того, чтобы личный контакт с проверяющими был на пользу Вам, а не во вред, нужно придерживаться определенных правил общения с проверяющими.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Общайтесь с проверяющими, придерживаясь определенных правил:

  • Прежде всего, настройтесь психологически и запомните всего лишь две вещи: 1. У Вас в организации все только «белое», 2. Вы грамотный специалист, знающий свое дело.

Постоянно держите в голове эти утверждения: на время проверки это истина, в которую Вы должны верить всей душой, независимо от того, как реально обстоят дела. При этом и вести себя нужно соответственно, уверенно, спокойно, достойно.

Большинство организаций хоть раз сталкивались с требованиями от налоговой инспекции. Некоторые компании не понаслышке знают о выездных проверках ФНС. Но помимо ФНС деятельность любого работодателя контролируют фонды — ПФР и ФСС.

Сейчас большую часть отчетности по взносам контролирует ФНС. Всю отчетность фонды проверяют на соответствие контрольным показателям, а также обращают пристальное внимание на применение льгот, пониженных тарифов и возмещение средств из бюджета фондов. Что анализируют фонды, какие требования предъявляют и как избежать выездных проверок, рассмотрим ниже.

Камеральные проверки проходят все отчеты, представленные в ФСС и ПФР. Такие проверки проводятся только по отчетному периоду.

Смотрите, как изменились проверки ФСС в прошлом году на диаграмме ниже. причина доначислений взносов — компании не платят их с некоторых выплат. Фонд требует взносы с любых компенсаций работникам: на фитнес, детские сады, питание и др.

Обновление: 15 февраля 2017 г.

Внебюджетные фонды в случаях, предусмотренных законодательством, проводят выездные проверки. До 2017 года на вопросы, как проводится выездная проверка ПФР и ФСС, что проверяют и как оформляют, отвечал Федеральный закон от 24 июля 2009 года.

Однако с 2017 года он утратил силу, и в настоящее время соответствующий порядок регулируется нормами НК РФ. Кроме этого, в отношении порядка проверок ФСС продолжают действовать нормы Федерального закона от 24 июля 1998 года (далее – Ф. закон № 125-ФЗ).

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Рассмотрим этот порядок.

Проверка ФСС

Статья 35 Федерального закона от 24 июля 2009 года регулировала до 2017 года правоотношения по проведению и оформлению результатов выездных проверок ФСС в части, не противоречащей Федеральному закону от 24 июля 1998 года.

Как мы уже отмечали, Федеральный закон от 24 июля 2009 года с 01.01.2017 не применяется.

В настоящее время вопросы уплаты взносов на обязательное пенсионное страхование на соцстрах по нетрудоспособности и материнству, а также их администрирования регулируются главой 34 НК РФ и частью первой НК РФ соответственно.

В соответствии с п. 3 ст. 26.14 Ф. закона № 125-ФЗ план выездных проверок ФСС (в т.ч. на 2017 год) ежегодно разрабатывают территориальные органы фонда.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Предмет проверки:

  • контроль за верностью расчетов и соблюдением страхователем сроков перечисления взносов на соцстрах;
  • при наступлении страховых случаев — правильность осуществления страхователем затрат на соответствующие выплаты.

Период проверки: год проверки плюс три года до этого.

Срок проверки:

  • в общем порядке – два месяца;
  • при наличии оснований, указанных в пункте 10 статьи 26.16, – четыре или шесть месяцев.

Периодичность проверки: не более 1 раза в три года.

Критерии отнесения к «зоне риска» на очередной год по выездным проверкам ПФР и ФСС (критерии плана в 2017 году могут быть аналогичными, т.к. обновленная информация не публиковалась) были обозначены в Письме ПФ РФ N ТМ-30-24/13848, ФСС РФ N 02-03-08/13-2872 от 21 декабря 2010 года. В их числе:

  • наличие у страхователя затрат, осуществляемых за счет средств ФСС;
  • нарушение срока направления индивидуальных сведений;
  • применение «льгот»;
  • обнаружение расхождений в расчетах по результатам камеральных проверок (в т.ч. при отсутствии обоснования);
  • недоимка по взносам более двух отчетных периодов;
  • статус крупнейшего плательщика;
  • снижение поступлений при отсутствии изменений в численности;
  • множество корректирующих расчетов по взносам;
  • информация от налоговых органов о схемах минимизации уплаты взносов.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Очевидно, что приведенный перечень не является исчерпывающим, но он все же дает ориентировочное представление о критериях страхователей, которые могут заинтересовать территориальные органы ФСС с целью отбора и включения соответствующих лиц в план проверок на очередной год.

В первую очередь территориальный орган ФСС обычно интересует обоснование затрат на выплату страхового обеспечения (далее — СО), а во вторую – правильность расчета страховых взносов и соблюдение срока их перечисления.

Поэтому на вопрос, какие документы готовить к проверке ФСС в 2017 году, ответ таков:

  • документы, подтверждающие расходы на СО;
  • документы, связанные с расчетом и перечислением взносов.

Такой вывод подтверждается, в том числе, положениями статей 26.14, 26.16 Ф. закона № 125-ФЗ.

Конкретный же перечень документов зависит непосредственно от ситуации. Ими могут быть, в том числе:

  • первичные документы;
  • расчетно-платежные ведомости;
  • договоры;
  • акты, подтверждающие факты травматизма, и т.п.

По окончании выездной проверки проверяющие составляют акт. В зависимости от сложности акта и других обстоятельств его составление может продолжаться от одного до десяти дней.

Проведение повторных проверок

Ревизоры ФСС при проверке страховых взносов выездного характера основываются на положениях ст. 35 ФЗ № 212-ФЗ. Статья определяет порядок оформления, сроки, возможность продления или приостановки мероприятия и другие нюансы. Особое внимание уделено возможности повторной проверки, проводимой в случаях:

  • Инициации мероприятия вышестоящим органом Фонда. Цель проверки – контроль над качеством действий ревизоров, в ходе которых могут быть выявлены недочеты с последующими доначислениями.
  • Подачи налогоплательщиком уточненного расчета, в результате которого уменьшена сумма к уплате в бюджет. Контролю подвергается период, по результату которого представлен уточненный расчет.

Для проверок с включением в план отбираются предприятия, допустившие нарушения или имеющие солидные расходы социального характера.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено > 8000 книг

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Каждый этап мероприятия контроля имеет сроки, оговоренные законодательством. Окончание проверки оформляется справкой и актом, на составление которого отводится 2 месяца. К акту проверки с выявленными нарушениями должны прилагаться подтверждающие документы – копии форм первичного учета.

Этап проверки Срок оформления
Проведение проверки 2 месяца
Составление справки Последний день проверки
Оформление акта 2 месяца
Опротестование налогоплательщиком 15 дней
Принятие решения 10 дней
Вступление решения в силу Через 10 дней после подписания
Направление требования После вступления в силу решения

Соблюдение периодов исполняется каждым фондом. Срок проведения проверки предприятия может быть продлен по обстоятельствам:

  • Получения данных от УВД о фактах нарушений, требующих дополнительных мероприятий.
  • Возникновения форс-мажорных обстоятельств, влияющих на состояние документов, хранящихся на территории предприятия.
  • Наличия у компании обособленных подразделений.
  • Непредставление в указанный срок документов, указанных в требовании.

Продление срока проверки производится на основании решения, принятого вышестоящим органом Фонда.

Критерии включения в план проверок

Что проверяет ФСС

Фонд соцстрахования контролирует соблюдение работодателем требований закона РФ № 125-ФЗ. Так как ФСС финансирует мероприятия при наступлении страховых случаев за счет взносов, то вправе проверить, как формируются эти взносы, вовремя ли составляется отчетность, своевременно ли работодатель уплачивает взносы.

Для этих целей проводятся два вида проверок – камеральная и выездная. Закон № 294-ФЗ на проверки, проводимые Фондом, не распространяется, так же, как и КоАП. Регламент контрольных мероприятий и штрафные санкции расписаны в 125-ФЗ.

Расскажем подробно о каждом виде контрольных мероприятий.

Виды проверок

1. Камеральная проверка

Всегда проводится по адресу территориального отдела ФСС. Материалами камеральной проверки являются расчет по уплаченным взносам, а также другая информация о плательщике, которая находится в Фонде.

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

В отличие от плановой выездной, этот вид контрольных мероприятий проводится без решения руководителя ТО ФСС. Достаточно, чтобы работодатель направил расчет по начисленным и выплаченным страховым взносам.

В течение 3 месяцев со дня предоставления этого документа Фонд социального страхования проверяет правильность расчета работодателя. Занимается этим специалист отдела ФСС, который сверяет, нет ли противоречий между отчетными документами, ошибок и других несоответствий. Если ошибки были выявлены, Фонд выставляет письменное требование о предоставлении пояснений в пятидневный срок

Организация-страхователь может внести исправления в ранее составленный отчет. Если же фактических ошибок нет, нужно подать в Фонд подтверждающие правильность уплаты документы. Как правило, пояснительную информацию готовит главный бухгалтер.

Предлагаем ознакомиться:  Исковое заявление в суд: образцы о признании права собственности на квартиру, как составить форму

Если работодатель не уложится в пятидневный срок или проигнорирует требование о корректировках, сотрудник Фонда составит акт проверки и привлечет работодателя к ответственности.

Если же главный бухгалтер составил пояснение к расчету, орган страховщика обязан их рассмотреть. При отсутствии ошибок акт не составляется, а расчет будет принят. То же самое произойдет и в том случае, если специалист-ревизор при проверке расчета не выявил никаких нарушений. Теротделение Фонда не обязано сообщать работодателю о результатах проведенной в его отношении камеральной проверки.

2. Выездная проверка

Проводится на территории работодателя в соответствии с утвержденным ежегодным планом. Цель – контроль полноты и своевременности уплаты страховых взносов, а также правомерность выплат страхового обеспечения по несчастным случаям или профзаболеваниям.

Также выездная проверка может быть назначена, если в ходе камеральной инспекторы обнаружили нарушение порядка начисления и уплаты страховых взносов, расходования средств ФСС.

Выездные мероприятия могут проводиться по запросу вместе с правоохранительными органами. В этом случае взаимодействие обеспечивается соглашением о межведомственном информировании.

Заранее извещать работодателя о своем предстоящем визите органы Фонда социального страхования не обязаны. Работодатели сами узнают о плановой проверке на портале теротделения по месту регистрации. В некоторых регионах перечень страхователей, включенных в план на следующий месяц, размещается на сайте регионального отделения в конце текущего месяца.

Инспекторы обязаны показать свои должностные удостоверения, их можно сверить с полученным решением о проверке. В случае, когда организации физически не может предоставить свои помещения для работы проверяющих, процедура проводится по месту нахождения подразделения страховщика.

Проверке подлежат только три предшествующих года, то есть в 2018 году это будет период 2015-2017 годов. Выездная проверка не может проводиться чаще, чем 1 раз в 3 года. При этом количество проверочных мероприятий в обособленных подразделениях или филиалах работодателя не влияет на периодичность проверок головной организации.

Срок проведения исчисляется со дня приказа о проверке до подписания справки по окончанию, он не должен превышать 2 месяца.

Есть особые основания для повторной процедуры, длящейся 4-6 месяцев, – это большое количество обособленных подразделений и непредоставление страховщику требуемых документов.

Для продления срока нижестоящий орган страховщика подает прошение в свой вышестоящий орган. Подразделение не может проверяться дольше месяца.

Если в организации произошла ликвидация или реорганизация, выездные контрольные мероприятия состоятся вне зависимости от того, прошло ли три года после предыдущих. Исковой срок такой же – три предшествующих года.

Руководитель проверяемой организации должен создать условия для работы инспекторов – предоставить помещение, необходимые документы, подтверждающие расходы и выплату страховых взносов.

Подлинники предоставляются работодателем только для прочтения внутри своего помещения, их нельзя выносить за пределы организации.

Справка о проверке составляется в последний день. Её вручает представителю работодателя. Если работодатель отказался расписаться в получении, Фонд направляет справку почтой. Считается, что работодатель получил извещение о результатах проверки в течение 6 календарных дней с момента направления заказного письма, по календарному штемпелю. О почтовом уведомлении в ФЗ-125 ничего не говорится.

Результаты

Если в ходе камеральной проверки обнаружены нарушения, составляется акт по форме в Приложении № 6 к Приказу Фонда соцстраха от 25.01.2017 № 9. По результатам выездной в течение 2 месяцев после подписания справки составляют акт по форме в Приложении № 8 к этому же Приказу.

Если работодатель откажется по какой-то причине подписать акт, проверяющий должен сделать запись об этом. В течение 5 дней после оформления акта работодателю будет направлено письмо, датой вручения будет считаться шестой день по календарному штемпелю. При этом акт может быть отправлен и в электронном виде, теротделение Фонда само определяет способ доставки.

Работодатель вправе не согласиться с актом. Он должен предоставить руководителю теротделения ФСС обоснованные возражения вместе с заверенными копиями документов, подтверждающих его позицию.

Штрафы и санкции

Штрафы за нарушения порядка уплаты взносов в ФСС, выявленные в ходе проверочных мероприятий, опубликованы в главе IV.3 125-ФЗ. В статье 26.29 указано, что за неуплату взносов грозит штраф 20% от подлежащей к уплате суммы. Если проверка выявит, что правонарушение было совершено умышленно, то штраф составит 40%.

Если работодатель не предоставит расчет, его оштрафуют на 5% от суммы страховых взносов, начисленных за последние 3 месяца расчетного периода. Нельзя взыскать больше 30% от страховых взносов, нельзя оштрафовать на сумму меньше 1000 рублей.

Если работодатель откажется или не предоставит необходимые для проверки документы, то его ждет штраф – 200 рублей за каждый непредоставленный документ.

Наряду с плановыми мероприятиями проводятся внеплановые выездные проверки ФСС, осуществляемые при ликвидации, реорганизации компании или по жалобам сотрудников. Внеплановые проверки могут осуществляться ФСС отдельно от ПФР и вне зависимости от сроков окончания предыдущего мероприятия планового контроля.

Выездная проверка ФСС проводится на территории предприятия. В исключительных случаях, при отсутствии условий на предприятии, документальный контроль производится в расположении территориального отделения.

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, подлежат проверкам фондов. В план проверок преимущественно включаются предприятия, имеющие показатели:

  • Несовпадение данных налоговых баз по периодам, указанных в расчетах, представленных в ФСС и ПФР.
  • Наличие ошибок в начислениях, расходах, выявленных по результатам камеральных проверок (см. → как пройти камеральную проверку ФСС, → как проходит камеральная проверка ПФР).
  • Систематическое несоблюдение графика представления отчетности.
  • Наличие задолженности по взносам, указанным в отчетности на протяжении более 2-х отчетных периодов.
  • Получение информации от ИФНС о негативных результатах проверок или выявленных схемах ухода от налогов.
  • Снижение величины отчислений в бюджет по периодам при неизменных показателях фонда оплаты труда и численности.

Наличие любого из показателей увеличивает вероятность внесения предприятия в план проверок. Рассмотрим пример возникновения у налогоплательщика негативных показателей. Компания ООО «Бастион» представила за 9 месяцев 2015 года данные налоговой базы по 4-ФСС в размере 750 тысяч рублей. Одновременно по отчетности в ПФР в форме РСВ-1 указана сумма 700 тысяч рублей.

Выездная проверка плательщиков страховых взносов проводится ПФР и ФСС совместно. Как и налоговая проверка, проверка ПФР и ФСС — строго регламентированная процедура. Порядок ее проведения регулируется Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (гл. 5).

Какие документы проверяет ФСС при выездной проверке

Проводится она инспекторами ПФР и ФСС совместно. Это закреплено в «Соглашении о взаимодействии Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ по осуществлению совместных выездных проверок плательщиков страховых взносов» от 28.10.2009 № АД-30-33/10сог, № 02-43/07-2205П.

Включение той или иной организации в план-график проверок происходит на основании критериев, описанных в Письме ПФР № ТМ-30-24/13848, ФСС РФ № 02-03-08/13-2872 от 21.12.2010.

Так, например, основанием для проверки может послужить недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд. Подозрения инспекторов вызовет и уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась.

  • Количество расчетов (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), которые страхователь представил в органы ПФР и ФСС РФ за 9 месяцев 2010 г., не совпадает.
  • У плательщика страховых взносов есть расходы, финансируемые за счет средств ФСС РФ.
  • Сведения индивидуального персонифицированного учета (формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-2) не были в срок представлены в органы ПФР.
  • Страхователь произвел выплаты в пользу физических лиц, не облагаемые страховыми взносами.
  • Применение пониженных тарифов взносов (в том числе одновременное применение общих и льготных ставок).
  • Несоответствия в расчетах (форма РСВ-1 ПФР и форма-4 ФСС), выявленные при проведении камеральных проверок (особенно если страхователь не представил объяснений).
  • Недоимка, которая числится за плательщиком взносов свыше двух отчетных периодов подряд.
  • Страхователь относится к числу крупнейших плательщиков.
  • Уменьшение сумм начисленных страховых взносов по сравнению с предыдущим периодом при условии, что численность застрахованных лиц не менялась.
  • Неоднократная корректировка и внесение изменений в отчетность по страховым взносам.
  • Проверки в отношении данного страхователя проводятся не чаще одного раза в три года (без учета проверок обособленных подразделений, которые уплачивают взносы самостоятельно).
  • Поступление информации от налоговых органов об участии страхователя в схемах минимизации сумм страховых взносов, подлежащих уплате.

Как подготовится к проверке?

В ряде случаев при проверке ФСС выявляются нарушения, связанные с оформлением документов. Документы, заполненные некорректно, могут быть не признаны в составе расходов. Предприятие, получившее уведомление о проверке (решение) должно провести контроль документов на предмет наличия и полноты заполнения реквизитов.

Формы документов Обязательные реквизиты
Расчетные ведомости по заработной плате Подписи ответственных лиц
Платежные ведомости Подписи работников, получивших заработную плату наличным расчетом
Расходные кассовые ордера на разовые выплаты Полнота заполнения (суммы прописью, паспортные данные), подписи лиц
Табели учета рабочего времени Подписи руководителя и ответственных лиц
Листки нетрудоспособности Штамп, печати медучреждения, врача и расчет
Приказы Подписи об ознакомлении лица
Справки-расчеты, заявления Корректность заполнения

Право ответственных лицах, подписывающих документы, должно быть подтверждено приказами о назначении или временном исполнении обязанностей. До начала проверки необходимо отделить документы, касающиеся проверки от материалов, не представляющих интерес для проверяющих. При наличии недоимки по взносам в ФСС необходимо оперативно погасить задолженность.

Права инспекторов Фонда при проверках

Камеральная проверка ФСС проводится с целью проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на обязательное социальное страхование. В рамках камеральной проверки сотрудники фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме 4 ФСС.

То же самое и с «камералками» пенсионного фонда – проверка отчетности ПФР на предмет правильности начисления и уплаты вносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование начинается с того дня, когда страхователь подал расчет по форме РСВ-1 ПФР.

Срок камеральной проверки для фондов один – три месяца со дня подачи отчетности, и проходит она исключительно на территории фондов.

Совсем другое дело – выездные проверки. Они могут проходить по заранее составленному плану или же «случаться» внепланово. И так же, как визит налоговых инспекторов, выездная проверка ФСС либо выездная проверка ПФР вызывает тревогу у всех работодателей без исключения. Чтобы внести ясность, кого и «за что» проверяют, чего ожидать от ревизии, мы подготовили для вас эту статью.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли уволить сотрудника за несоответствие занимаемой должности

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно. План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

Расхождения в отчетности. Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС.

Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.

Снижение зарплаты. Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.

Нулевая отчетность. Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.

Пониженные тарифы. Речь идет о компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.

Наличие долгов. В план попадут компании с недоимкой по взносам. Причем ФСС интересуют как компании с долгом в 1000 руб., так и крупные должники – от 100 000 руб. Но проверка возможна, только если компания хронически не платит взносы – два и более квартала подряд.

Подача «уточненок» к уменьшению. Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.

Крупнейший налогоплательщик. Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.

В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных.

Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.

Подошел срок проверки. Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.

Мигрирующие компании. Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

Проверка ПФР – 2015: креатив от региональных отделений фонда Помимо общепринятых критериев отбора компаний на выездную проверку, при составлении планов на 2015 год отделения ПФР в регионах использовали и другие, менее популярные критерии.

Например, в него включали компании, которые взяли за правило сдавать отчетность в последний момент. А еще выездные проверки назначали тем, у кого побывала с ревизией трудовая инспекция и выявила нарушения.

Кстати, средняя «планка» доначислений по проверке в 2015 году для сотрудников ПФР составляет 20 000 руб.

– то есть как минимум такую сумму постараются начислить проверяющие, иначе выездная проверка будет считаться неэффективной.

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотрудник вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Что нужно ФСС на выездной проверке

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

  • расчетно-платежных ведомостей;
  • больничных листов;
  • договоров гражданско-правового характера;
  • документов, необходимых для оформления пособий;
  • табелей учета рабочего времени;
  • трудовых книжек;
  • документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
  • и т. п.

Что требует ПФР на выездной проверке

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

  • учредительные документы;
  • приказы об учетной политике;
  • лицензии;
  • расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
  • бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
  • регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
  • карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
  • организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
  • банковские и кассовые документы;
  • первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
  • документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

  • получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
  • форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
  • наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
  • непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, проверяющие должны направить мотивированный запрос в вышестоящий орган своего фонда. На основе этого запроса руководитель вышестоящего органа принимает решение о продлении выездной проверки или отказывает в продлении.

Штрафы и санкции при выявленнии нарушений

Налогоплательщики, в учете которых выявлены нарушения, привлекаются к ответственности. При отсутствии своевременно представленного расчета влечет наложение санкций в размере 5% от суммы, начисленной к уплате по расчету за каждый полный и неполный месяц. Уклонение от представления расчета в электронном виде влечет наложение штрафа в размере 200 рублей.

Несвоевременная уплата взносов, возникшая при занижении налоговой базы, влечет уплату санкций в размере 20% (40% при умысле) от величины не уплаченного взноса. Если предприятие уклоняется от подачи документов для проверки, штраф за каждую не представленный документ налагается в размере 200 рублей. Дополнительным минусом может быть доначисление по аналогу – данным предприятия, имеющем примерные показатели ведения деятельности.

Начиная с 2015 года Фондом могут проводиться повторные проверки. В случае обнаружения нарушений, не выявленных при первоначальной проверки, на налогоплательщика не налагаются санкции.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Приведем перечень ответов на актуальные запросы налогоплательщиков

Вопрос № 1. Имеют ли право инспекторы ФСС в течение выездной проверки выносить документы из бухгалтерии предприятия?

Вынос документов налогоплательщика допускается только в форме копий. Оригиналы должны находится на месте проведения проверки выездного характера.

Вопрос № 2. Могут ли ревизоры ФСС испрашивать к проверке хозяйственные и гражданско-правовые договоры?

В ходе выездной проверки инспекторы могут произвести контроль гражданско-правовых договоров, заключение которых часто является скрытой формой трудоустройства. Данные хозяйственных договоров не относятся к сфере контроля Фонда и в предоставлении документов к проверке предприятие может обоснованно отказать.

Вопрос № 3. Сколько решений оформляется при совместной проверке ФСС и ПФР?

Документальное оформление результатов проверки производится каждым фондом отдельно. Решения по проверкам удостоверяются руководителями каждого учреждения. Даты решений могут совпадать.

Вопрос № 4. Должны ли проверяющие фондов ФСС и ПФР начинать проверку одновременно?

Вручение руководителям предприятий решений на проверки осуществляется одновременно.

Вопрос № 5. Могут ли ревизоры ФСС производить опросы работников предприятия в процессе выездной проверки?

Ревизоры ФСС имеют ограниченные возможности в рамках мероприятий контроля. Проверяющие не имеют права проводить осмотры, опросы, заказывать экспертизу, переводчика, проводить встречные проверки.


Об авторе: admin4ik

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector