22.06.2019     0
 

Как подписать договор дистанционно


Когда можно и когда нельзя заключать договор в электронном виде

В общем случае Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ) не запрещает заключать договоры в электронном виде, подписывая их электронной подписью вместо подписи собственноручной, если стороны об этом договорились.

Пункт 2 ст. 160 ГК РФ

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако есть виды договоров, на которые это общее правило не распространяется. Это случаи, когда договор должен заключаться на бумаге, чтобы быть представленным в регистрирующий орган, либо в соответствии с законом подлежит обязательному нотариальному удостоверению. В частности, это договоры:

  • купли-продажи недвижимости;
  • аренды зданий на срок более одного года;
  • об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, которые были зарегистрированы в Роспатенте;
  • ренты;
  • предусматривающие отчуждение недвижимого имущества под выплату ренты;
  • залога недвижимости (ипотеки);
  • перевода долга по нотариально удостоверенной сделке;
  • уступки требования, которое основано на нотариально удостоверенной сделке.

Сюда же относятся и другие договоры, которые должны удостоверяться нотариально. Например, это требование касается договора об отчуждении части доли или доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью: такие договоры должны заверяться нотариально и передаваться в ИФНС, и электронным документом здесь не обойтись.

Если стороны соглашением предусмотрели, что договор должен быть нотариально удостоверен, возможность совершить сделку в электронном виде также отсутствует, причем даже в том случае, когда в соответствии с законом нотариального удостоверения сделки не требовалось.

Не обойтись без бумажного экземпляра договора и в том случае, если он заключается с дистанционным работником. С одной стороны, Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) оговаривает, что заключение договора возможно в электронном виде с использованием электронной подписи (а именно – квалифицированной электронной подписи).

Часть 4 ст. 312.1 ТК РФ

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Часть 1 ст. 312.2 ТК РФ

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

С другой стороны, в ТК РФ однозначно сказано, что в случае заключения договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель обязан направить ему надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.

Часть 2 ст. 312.2 ТК РФ

В случае, если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:  

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что  договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с  дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ  «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Когда договор нужно заключать только в электронном виде

Как подписать договор дистанционно

Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.

Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.

Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.

То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.

Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».

Алексей Мальцев, представитель ЗАО «Станкозавод Седин»

Предлагаем ознакомиться:  Признаки публичности договора управления МКД

У нас нет массового документооборота по договорам. Мы заключаем 10–20 сделок в год, но все они объемные и по суммам, и по времени исполнения. Поэтому у нас нет острой необходимости заключать все договоры в электронном виде.

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

  • Форма договора должна соответствовать законодательству, если документ относится к формализованным.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.  

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным  государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например,  хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д.  Формат неформализованных  документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде

Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах. Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно. Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.

Как подписать договор дистанционно

Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.

Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.

Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

В некоторых случаях, которые определяет правительство, сторонам  необходимо  заключать сделку только в бумажной форме (п. 1 ст. № 63-ФЗ). Нельзя составлять в электронном виде договоры, если для них установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении, например:

  • договор ренты,
  • договоры купли-продажи недвижимости, дарения, залога долей в уставном капитале.

Есть отдельные категории документов, которые можно оформлять только на бумажном носителе в простой письменной форме — например, договор поручительства (ст. 362 ГК РФ).

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Как подписать договор дистанционно

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Методологические ограничения

Заключение договоров в электронном виде при большом документообороте целесообразно в тех случаях, когда и все закрывающие документы по сделке тоже передаются в электронном виде. Формально с 23 мая 2012 г., когда легитимными стали электронные счета-фактуры, законодательных препятствий для полного электронного оформления сделки не осталось.

Остановимся на проблемах, о которых бухгалтеры и делопроизводители упоминают чаще всего.

В соответствии со ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента реализации (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг). Но зачастую продавцы по объективным причинам не могут выставить счет-фактуру в установленный срок (например, поставщикам электроэнергии необходимо время, чтобы по окончании месяца собрать все показатели, рассчитать их, сформировать закрывающие документы).

На этот счет есть письмо Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370, в котором указывается, что нарушение срока выставления счета-фактуры влечет отказ в вычете НДС. Однако из норм НК РФ очевидно, что выставление счета-фактуры по истечении пяти дней не может являться основанием для отказа в праве на вычет. Согласно п. 2 ст.

Предлагаем ознакомиться:  Запрос суда о предоставлении доказательств — Ваше право

169 НК РФ счет-фактура не может служить основанием для получения вычета НДС, если не выполнены требования к его составлению: «Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Как подписать договор дистанционно

Пункты 5 и 6 ст. 169 НК РФ касаются оформления счета-фактуры, а вовсе не срока его выставления. Таким образом, можно сделать вывод, что счет-фактура не является основанием к вычету только тогда, когда он неверно составлен или содержит неправильные или неполные сведения. В случае нарушения срока выставления счет-фактура может являться основанием для получения вычета.

Письма же Минфина России имеют информационно-разъяснительный характер и не являются нормативными актами, о чем в них всегда говорится. Получается, что «проблема пяти дней» больше основывается на страхе налогоплательщика выйти за формальные рамки, чем на реальных законодательных ограничениях.

Отметим, что еще до последнего времени это утверждение было верным. Однако совсем недавно было опубликовано постановление Правительства РФ от 28.05.2013 № 446, которое внесло изменения в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Этот документ утверждает формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Раньше, чтобы зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале в части 1 выставленных счетов-фактур и части 2 полученных счетов-фактур, нужно было иметь извещение о получении счета-фактуры, составленное покупателем.

Сейчас извещения о получении счета-фактуры для его регистрации в журнале не требуется. Продавец может зарегистрировать счет-фактуру, имея на руках только подтверждение оператора электронного документооборота (ЭДО) с датой выставления счета-фактуры, а покупатель – с датой получения счета-фактуры. Таким образом, чтобы зарегистрировать счет-фактуру, дожидаться извещения от покупателя не нужно.

Как подписать договор дистанционно

Вместе с тем для завершения документооборота и придания документам юридической значимости извещение от покупателя все-таки нужно. Порядок выставления электронных счетов-фактур остался прежним: он требует наличия всех технологических документов, включая извещение о получении электронного счета-фактуры (утвержден уже упомянутым приказом Минфина России от 24.05.2011 № 50н).

Получается, что теперь, когда изменилось правило регистрации счетов-фактур, порядок работы стал практически такой же, как в случае с бумажными документами: пришел счет-фактура – регистрируешь его в журнале.

В относительно благополучной ситуации оказываются компании, которые не являются плательщиками НДС: им не нужно выставлять счета-фактуры. А значит, «входной барьер» для того, чтобы начать заключать договоры и обмениваться необходимыми документами в электронном виде, у таких компаний значительно ниже.

Однако для многих камнем преткновения остаются электронные акты сдачи-приемки работ: можно ли считать акт закрытым, если от контрагента не поступило никакого ответа?

В действительности документооборот по электронным актам не регламентирован так жестко, как в случае с электронными счетами-фактурами. Правила игры здесь диктуют сами контрагенты. Главное – прописать их в договоре.

Так, компания ООО «КолбиТек» заключает со своими клиентами договоры в электронном виде через систему «Диадок». При этом, поскольку компания применяет упрощенную систему налогообложения и не является плательщиком НДС, передавать приходится только сам договор и акт сдачи-приемки работ (услуг).

В договоре ООО «КолбиТек» четко прописывает: акт выполненных работ считается подписанным, если в течение пяти дней с момента выставления от покупателя не поступает мотивированный отказ его подписать.

Вадим Агарков, директор ООО «КолбиТек»

Благодаря этой строчке в договоре мы не зависим от клиента. Мы заключили договор, выставили акт, у нас на руках есть подтверждение оператора электронного документооборота о том, что акт действительно направлен клиенту. Если через пять дней не поступает никаких возражений, мы считаем акт закрытым.

Как подписать договор дистанционно

Как было сказано выше, чтобы начать заключать договоры в электронном виде, оба контрагента должны иметь сертификат ключа проверки электронной подписи и средства электронной подписи – программное обеспечение, с помощью которого можно сформировать электронную подпись.

Кроме того, чтобы обмениваться формализованными юридически значимыми документами через Интернет, необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота. Применительно к электронным счетам-фактурам это требование диктуется «Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП», утвержденным приказом Минфина России № 50н.

Формализованный акт или накладную без участия оператора сформировать тоже не удастся: согласно приказу ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, утвердившему рекомендуемые форматы накладной и акта сдачи-приемки работ (услуг), эти документы должны содержать идентификаторы участников документооборота и оператора.

Наконец, если у компании значительный по объемам документооборот, для хранения и поиска электронных документов потребуется завести электронный архив.

Условий немало, но если компания уже сдает в электронном виде отчетность в контролирующие органы, этот перечень ее вряд ли напугает. У такой организации есть ключ электронной подписи и средства электронной подписи, компания работает со специализированным оператором связи. Зачастую услуги оператора электронного документооборота предоставляют те же организации, что отправляют отчетность.

Предлагаем ознакомиться:  Как указать в договоре аренды назначение помещения под офис

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

  • Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
  • На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
  • В учетных системах  (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
  • В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
  • В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
  • В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
  • В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).  

Часто люди говорят о том, что их работа тесно сопряжена с всемирной паутиной. Заключение договоров по электронной почте и заключение договоров в сети Интернет  — крайне важная часть работы очень многих. Грамотность в этих моментах необходима и является основой безопасности коммерческой деятельности.

Чтобы подписать договор по электронной почте (или в сети Интернет)  его нужно составить также, как это было бы, в обычном бумажном варианте. Разница в том, что нужно будет добавить пункт, где стороны обязуются признать  юридическую силу за электронными письмами, документами, направленными по электронной почте (указывается электронная почта) и признают их равнозначными документам на бумажных носителях.

   Электронный документооборот давно «поглотил» крупные и не очень компании, государственный аппарат, частные производства, физических лиц – потому что это удобно, экономит массу времени и, при правильном использовании, обладает всеми юридическими гарантиями.

Переходный вариант: электронные продления

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

  • отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
  • работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

• Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

Если по каким-то причинам на сегодняшний день компания не может позволить себе перевести весь документооборот по сделке – начиная с договоров и заканчивая актами и счетами-фактурами – в электронный вид, возможны промежуточные решения.

Например, такая практика применяется в компании СКБ Контур при выставлении счета, акта и счета-фактуры в случае продления договоров на прежних условиях между СКБ Контур и абонентами системы «Контур-Экстерн».

Инициатива исходит от СКБ Контур: менеджер предлагает клиенту продлить обслуживание без посещения сервисного центра. В случае согласия клиента выставляется счет на оплату. После поступления оплаты менеджер формирует электронные акт и счет-фактуру и направляет их на подпись клиенту. С документами, поступившими от СКБ Контур, клиент может ознакомиться в личном кабинете системы «Контур-Экстерн» и в системе электронного документооборота «Диадок».

Затем менеджер звонит клиенту, сообщает, что документы поступили и их необходимо подписать.

После того как документы подписаны обеими сторонами, документооборот завершен. Клиенту остается лишь сохранить электронные документы и занести их в свою учетную систему.

Таким образом, большая часть доводов компаний, которые еще не практикуют заключение договоров в электронном виде, скорее, из области опасений. Большинство договоров сегодня может быть заключено в электронном виде, и нет реальных оснований отказываться от столь простого и быстрого способа совершения сделок.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.


Об авторе: admin4ik

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector